Privacy Policy
1. Who We Are
This website, www.dortmundcardshow.com, and the Dortmund Card Show are operated by:
TCG Event Group LTD
66 Rookwood Court
Guildford
GU2 4EL
United Kingdom
Company Number: 17279372
Represented by: Ivan Payne
Email: TCGeventgroup@gmail.com
TCG Event Group LTD is responsible for the processing of personal information described in this Privacy Policy where it determines the purposes and means of that processing.
2. Information We Collect
When you visit our website, purchase tickets, book vendor tables, contact us, subscribe to marketing communications or otherwise interact with the Dortmund Card Show, we may collect personal information including:
- Name
- Email address
- Telephone number, where provided
- Billing address
- Order and transaction information
- Tickets and vendor bookings purchased
- Payment-related information
- Marketing preferences
- Communications you send to us
- Vendor information submitted through our vendor application process
- IP address
- Browser and device information
- Website activity and interaction information
- Cookie and similar technology information
Payment information is processed through the payment providers made available through our Shopify checkout. We do not directly store complete payment-card details.
3. How We Use Your Information
We may process your personal information to:
- Process ticket purchases and vendor bookings
- Take and administer payments
- Send order confirmations
- Generate and deliver event tickets
- Generate secure and unique QR-code tickets
- Validate tickets when entering the event
- Manage vendor registrations and applications
- Communicate important information about the Dortmund Card Show
- Respond to questions and customer-service requests
- Prevent fraud, ticket duplication and misuse
- Operate and improve our website
- Maintain the security of our website and services
- Understand website and advertising performance
- Send marketing communications where you have chosen to receive them
- Advertise and promote the Dortmund Card Show
- Meet our accounting, tax, regulatory and other legal obligations
- Establish, exercise or defend legal claims
4. Legal Bases for Processing
Where the UK GDPR or EU GDPR applies, we process personal information under one or more appropriate legal bases.
These may include:
Performance of a contract
For example, processing information required to sell and deliver your ticket or vendor booking.
Legal obligations
Where information must be processed or retained to comply with applicable legal, tax or accounting requirements.
Legitimate interests
Where necessary for legitimate business purposes, such as operating and securing our website, preventing fraud, administering the event and improving our services, provided those interests are not overridden by your rights.
Consent
Where consent is required, including certain marketing or advertising/cookie activities. Where processing is based on consent, you may withdraw that consent at any time.
5. Shopify
Our online store is hosted using Shopify.
Shopify provides the ecommerce infrastructure used to operate the website, process orders and provide checkout functionality.
Information submitted through our store may therefore be processed by Shopify in connection with providing these services.
Shopify may also process technical information such as device information, IP addresses, cookie identifiers and browsing activity in accordance with its applicable privacy practices.
6. Payments
Payments are processed using the payment options made available through our Shopify checkout.
Depending on the payment method you choose, your information may be processed by Shopify and/or the applicable third-party payment provider.
The relevant payment provider may process information in accordance with its own privacy policy and legal obligations.
We generally do not receive or store your complete debit or credit card details.
7. Event Tickets and QR Codes
We use Levy in connection with our electronic ticketing process.
Following a qualifying ticket purchase, ticketing information may be processed to generate a secure and unique QR-code ticket.
Information required to create, deliver, manage and validate your ticket may therefore be processed through the ticketing service.
QR codes may be scanned at the event to validate admission and help prevent tickets from being duplicated or used more than permitted.
8. Vendor Applications
Customers who purchase vendor tables may be asked to complete a separate vendor registration form following payment and booking confirmation.
We currently use Cognito Forms to collect this information.
The information requested may include details necessary to identify the vendor, communicate with them and organise their participation in the event and floor plan.
Please only provide information that is necessary for your vendor application.
9. Marketing Communications
You may be given the opportunity to subscribe to marketing communications, including during checkout.
Where required by applicable law, we will only send electronic direct marketing where we have an appropriate legal basis to do so.
You can unsubscribe from marketing emails at any time using the unsubscribe link contained in the relevant message or by contacting us at:
Unsubscribing from marketing does not prevent us from sending transactional or service communications relating to an order, ticket, vendor booking or the event where necessary.
10. Meta Advertising
We use Meta advertising services in connection with advertising the Dortmund Card Show on platforms such as Facebook and Instagram.
Subject to your consent where required, technologies such as the Meta Pixel may be used to understand interactions with our website, measure advertising effectiveness, create audiences and improve advertising campaigns.
Information processed through these technologies may include browser/device information, website interactions and information associated with advertising events.
You can manage applicable cookie choices through the consent controls available on our website.
11. Cookies
Our website uses cookies and similar technologies.
We use Shopify's cookie and privacy functionality to manage applicable consent choices.
Cookies may be used for purposes including:
- Essential website functionality
- Shopping-cart and checkout functionality
- Security
- Remembering preferences
- Analytics
- Website performance
- Advertising and marketing
Where required, non-essential cookies will only be activated after the appropriate consent has been obtained.
You can use the cookie controls provided on the website to manage your preferences.
12. Children's Tickets
Children may attend the Dortmund Card Show using the appropriate child ticket, but must be accompanied by an adult in accordance with our event requirements.
Where a child cannot lawfully provide the relevant information or consent themselves, the booking and associated personal information should be provided and managed by their parent, guardian or responsible adult.
We do not intentionally use children's personal information for targeted advertising.
13. Sharing Your Information
We may share personal information where reasonably necessary with service providers involved in operating the website and event, including:
- Shopify
- Payment providers selected during checkout
- Our electronic ticket/QR-code provider
- Cognito Forms
- Advertising and analytics providers such as Meta
- Website and technical service providers
- Professional advisers, where necessary
- Government authorities, regulators or law-enforcement bodies where legally required
We do not sell lists of Dortmund Card Show customers to third parties.
14. International Data Transfers
TCG Event Group LTD is established in the United Kingdom and our service providers may operate in the UK, European Economic Area, United States and other countries.
This means personal information may, in some circumstances, be processed outside the country in which you live.
Where data-protection law requires safeguards for an international transfer, appropriate transfer mechanisms or other legally recognised safeguards will be used as applicable.
15. How Long We Keep Information
We retain personal information only for as long as reasonably necessary for the purposes for which it was collected, including providing tickets and event services and satisfying legal, accounting, tax, fraud-prevention and dispute-resolution requirements.
Different categories of information may therefore be retained for different periods.
When information is no longer required, we will delete or anonymise it where appropriate, subject to applicable legal requirements.
16. Your Data Protection Rights
Depending on where you live and the applicable data-protection law, you may have rights including the right to:
- Request access to your personal information
- Request correction of inaccurate information
- Request deletion of your information
- Request restriction of processing
- Object to certain processing
- Request data portability
- Withdraw consent where processing relies upon consent
- Object to certain direct marketing
- Lodge a complaint with an appropriate data-protection supervisory authority
These rights are subject to applicable legal conditions and exemptions.
To make a privacy request, contact:
We may need to verify your identity before completing a request.
17. Security
We use appropriate organisational and technical measures intended to protect personal information against unauthorised access, loss, misuse, alteration or disclosure.
However, no internet-based system can be guaranteed to be completely secure.
18. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes to our services, technology, service providers or legal obligations.
The latest version will be published on this website with an updated revision date.
19. Contact
For questions about this Privacy Policy or how your personal information is handled, contact:
TCG Event Group LTD
66 Rookwood Court
Guildford
GU2 4EL
United Kingdom
Email: TCGeventgroup@gmail.com
Company Number: 17279372
1. Verantwortlicher
Diese Website, www.dortmundcardshow.com, sowie die Dortmund Card Show werden betrieben von:
TCG Event Group LTD
66 Rookwood Court
Guildford
GU2 4EL
Vereinigtes Königreich
Company Number: 17279372
Vertreten durch: Ivan Payne
E-Mail: TCGeventgroup@gmail.com
TCG Event Group LTD ist für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, soweit wir über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden.
2. Welche personenbezogenen Daten wir erheben
Wenn Sie unsere Website besuchen, Tickets kaufen, Ausstellertische buchen, uns kontaktieren, Marketing-Mitteilungen abonnieren oder anderweitig mit der Dortmund Card Show interagieren, können wir unter anderem folgende personenbezogene Daten verarbeiten:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer, sofern angegeben
- Rechnungsadresse
- Bestell- und Transaktionsdaten
- Informationen zu gekauften Tickets und gebuchten Ausstellertischen
- Zahlungsbezogene Informationen
- Marketingpräferenzen
- Kommunikation mit uns
- Angaben aus der Ausstellerregistrierung
- IP-Adresse
- Browser- und Geräteinformationen
- Informationen über die Nutzung unserer Website
- Cookie- und ähnliche technische Informationen
Zahlungsinformationen werden über die im Shopify-Checkout verfügbaren Zahlungsdienstleister verarbeitet. Vollständige Kartendaten werden grundsätzlich nicht direkt von uns gespeichert.
3. Zwecke der Verarbeitung
Wir können Ihre personenbezogenen Daten insbesondere für folgende Zwecke verarbeiten:
- Bearbeitung von Ticketkäufen und Ausstellerbuchungen
- Zahlungsabwicklung
- Versand von Bestellbestätigungen
- Erstellung und Bereitstellung von Veranstaltungstickets
- Erstellung sicherer und eindeutiger QR-Code-Tickets
- Ticketkontrolle beim Einlass
- Verwaltung von Ausstellerregistrierungen
- Kommunikation wichtiger Veranstaltungsinformationen
- Bearbeitung von Anfragen
- Verhinderung von Betrug, Ticketduplizierung und Missbrauch
- Betrieb und Verbesserung unserer Website
- Gewährleistung der Sicherheit unserer Website und Dienste
- Analyse der Website- und Werbeleistung
- Versand von Marketing-Mitteilungen, sofern zulässig
- Bewerbung der Dortmund Card Show
- Erfüllung gesetzlicher, steuerlicher und buchhalterischer Verpflichtungen
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
4. Rechtsgrundlagen
Soweit die DSGVO oder UK GDPR Anwendung findet, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer oder mehreren geeigneten Rechtsgrundlagen.
Hierzu können insbesondere gehören:
Vertragserfüllung
Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um beispielsweise ein Ticket oder eine Ausstellerbuchung zu verkaufen, bereitzustellen und zu verwalten.
Rechtliche Verpflichtungen
Wenn wir Daten aufgrund gesetzlicher, steuerlicher oder buchhalterischer Vorschriften verarbeiten oder aufbewahren müssen.
Berechtigte Interessen
Zum Beispiel für den sicheren Betrieb unserer Website, die Betrugsprävention, die Organisation der Veranstaltung und die Verbesserung unserer Dienstleistungen, sofern Ihre Interessen und Rechte nicht überwiegen.
Einwilligung
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, beispielsweise für bestimmte Marketing-, Werbe- oder Cookie-Verarbeitungen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
5. Shopify
Unser Online-Shop wird über Shopify betrieben.
Shopify stellt uns die E-Commerce-Infrastruktur zur Verfügung, über die unter anderem die Website, Bestellungen und Checkout-Prozesse abgewickelt werden.
Daher können personenbezogene Daten, die über unseren Shop übermittelt werden, von Shopify im Rahmen der Bereitstellung dieser Dienste verarbeitet werden.
Shopify kann außerdem technische Daten wie IP-Adressen, Geräteinformationen, Cookie-Kennungen und Nutzungsinformationen entsprechend den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeiten.
6. Zahlungsabwicklung
Zahlungen werden über die im Shopify-Checkout angebotenen Zahlungsmethoden abgewickelt.
Je nach gewählter Zahlungsmethode können Ihre Daten durch Shopify und/oder den jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet werden.
Für die Verarbeitung durch einen Zahlungsdienstleister können zusätzlich dessen eigene Datenschutzbestimmungen gelten.
Wir speichern grundsätzlich keine vollständigen Kredit- oder Debitkartendaten.
7. Elektronische Tickets und QR-Codes
Für unsere elektronischen Tickets nutzen wir Levy.
Nach einem entsprechenden Ticketkauf können die erforderlichen Ticketdaten verarbeitet werden, um ein sicheres und eindeutiges QR-Code-Ticket zu erstellen.
Die für die Erstellung, Bereitstellung, Verwaltung und Validierung des Tickets erforderlichen Informationen können daher über den Ticketdienst verarbeitet werden.
Der QR-Code kann beim Einlass gescannt werden, um die Gültigkeit des Tickets zu überprüfen und eine unzulässige Mehrfachnutzung zu verhindern.
8. Ausstellerregistrierung
Nach dem Kauf von Ausstellertischen können Aussteller aufgefordert werden, nach der Zahlungs- und Buchungsbestätigung ein separates Registrierungsformular auszufüllen.
Hierfür verwenden wir derzeit Cognito Forms.
Über dieses Formular können Informationen erhoben werden, die erforderlich sind, um den Aussteller zu identifizieren, mit ihm zu kommunizieren und seine Teilnahme sowie die Flächenplanung der Veranstaltung zu organisieren.
Bitte übermitteln Sie nur Informationen, die für Ihre Ausstellerregistrierung erforderlich sind.
9. Marketing
Sie können die Möglichkeit erhalten, sich für Marketing-Mitteilungen anzumelden, unter anderem während des Checkout-Prozesses.
Soweit gesetzlich erforderlich, versenden wir elektronische Direktwerbung nur, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.
Sie können Marketing-E-Mails jederzeit über den in der jeweiligen Nachricht enthaltenen Abmeldelink oder über folgende Adresse abbestellen:
Die Abmeldung von Marketing-Mitteilungen hat keinen Einfluss auf notwendige transaktionale Mitteilungen zu Bestellungen, Tickets, Ausstellerbuchungen oder zur Veranstaltung.
10. Meta-Werbung
Wir nutzen Meta-Werbedienste, um die Dortmund Card Show unter anderem auf Facebook und Instagram zu bewerben.
Soweit erforderlich und vorbehaltlich Ihrer Einwilligung können Technologien wie der Meta Pixel eingesetzt werden, um Interaktionen mit unserer Website zu verstehen, die Wirksamkeit von Werbung zu messen, Zielgruppen zu erstellen und Werbekampagnen zu optimieren.
Hierbei können unter anderem Browser- und Geräteinformationen sowie Informationen über Interaktionen mit unserer Website verarbeitet werden.
Ihre Cookie-Einstellungen können Sie über die auf unserer Website bereitgestellten Einwilligungsoptionen verwalten.
11. Cookies
Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien.
Wir verwenden die Cookie- und Datenschutzfunktionen von Shopify, um die jeweils erforderlichen Einwilligungen und Einstellungen zu verwalten.
Cookies können insbesondere verwendet werden für:
- Technisch notwendige Websitefunktionen
- Warenkorb und Checkout
- Sicherheit
- Speicherung von Einstellungen
- Analyse
- Website-Performance
- Werbung und Marketing
Soweit gesetzlich erforderlich, werden nicht notwendige Cookies erst nach Erteilung der entsprechenden Einwilligung aktiviert.
Ihre Cookie-Einstellungen können Sie über die auf unserer Website angebotenen Einstellungen verwalten.
12. Tickets für Kinder
Kinder können die Dortmund Card Show mit einem entsprechenden Kinderticket besuchen, müssen jedoch gemäß unseren Veranstaltungsbedingungen von einem Erwachsenen begleitet werden.
Soweit ein Kind personenbezogene Daten oder eine erforderliche Einwilligung nicht selbst wirksam bereitstellen kann, sollten die Buchung und die damit verbundene Datenverarbeitung durch einen Elternteil, Erziehungsberechtigten oder verantwortlichen Erwachsenen vorgenommen bzw. verwaltet werden.
Wir verwenden personenbezogene Daten von Kindern nicht wissentlich für personalisierte Werbung.
13. Weitergabe personenbezogener Daten
Soweit dies für den Betrieb unserer Website und die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Empfänger übermittelt werden:
- Shopify
- Im Checkout ausgewählte Zahlungsdienstleister
- Unseren Anbieter für elektronische Tickets und QR-Codes
- Cognito Forms
- Werbe- und Analysedienstleister wie Meta
- Technische und Website-Dienstleister
- Professionelle Berater, soweit erforderlich
- Behörden, Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben
Wir verkaufen keine Kundenlisten der Dortmund Card Show an Dritte.
14. Internationale Datenübermittlungen
TCG Event Group LTD hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich. Einige unserer Dienstleister können außerdem im Europäischen Wirtschaftsraum, in den Vereinigten Staaten oder in anderen Ländern tätig sein.
Daher können personenbezogene Daten unter bestimmten Umständen außerhalb des Landes verarbeitet werden, in dem Sie wohnen.
Soweit für internationale Datenübermittlungen gesetzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind, werden die jeweils anwendbaren Übermittlungsmechanismen oder andere gesetzlich anerkannte Garantien eingesetzt.
15. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.
Hierzu gehören insbesondere die Bereitstellung von Tickets und Veranstaltungsleistungen sowie gesetzliche, steuerliche, buchhalterische, betrugspräventive und rechtliche Anforderungen.
Je nach Art der Daten können daher unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten.
Soweit keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist, werden Daten entsprechend den gesetzlichen Anforderungen gelöscht oder anonymisiert.
16. Ihre Datenschutzrechte
Abhängig von Ihrem Wohnort und dem anwendbaren Datenschutzrecht können Ihnen insbesondere folgende Rechte zustehen:
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung personenbezogener Daten
- Einschränkung der Verarbeitung
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
- Datenübertragbarkeit
- Widerruf einer erteilten Einwilligung
- Widerspruch gegen bestimmte Direktwerbung
- Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde
Diese Rechte können gesetzlichen Voraussetzungen und Ausnahmen unterliegen.
Zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte kontaktieren Sie uns unter:
Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage können wir einen Identitätsnachweis verlangen.
17. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.
Eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung oder Verarbeitung über das Internet kann jedoch nicht garantiert werden.
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, beispielsweise aufgrund von Änderungen unserer Dienstleistungen, eingesetzten Technologien, Dienstleister oder rechtlichen Anforderungen.
Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Website mit einem aktualisierten Änderungsdatum veröffentlicht.
19. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an:
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